Navn, hjemsted, arbejdsområde.
1. Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Arkiv er en selvejende institution. Dens navn er GUG - Sønder TRANDERS LOKAL-HISTORISKE ARKIV. Arkivets hjemsted er indtil videre Gug
Skole, Solhøjsvej 2, 9210 Aalborg SØ, og dets arbejdsområde er Sønder Tranders sogn.
Formål.
2. Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke-statslig proveniens med tilknytning til Gug og Sønder Tranders, dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid, og at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for Gug og Sønder
Tranders sogns historie.
3. Det indsamlede materiale betragtes som offentlig eje, og dets forbliven som sådan garanteres.
4. Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Arkiv er medlem af LANA (Lokalhistoriske Arkiver i Nordjyllands Amt) og Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver (SLA). Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Arkiv deltager i lokale, amtslige og landsdækkende fællesregistreringer, der er arrangeret eller godkendt af SLA eller LANA. I øvrigt samarbejder Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Arkiv med andre arkiver og beslægtede institutioner og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.
Styrelse.
5. Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Arkiv forestås af en styrelse på 3 medlemmer, der udpeges af Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Forening.
Styrelsens funktionsperiode følger den kommunale valgperiode gældende fra en 1. januar efter afholdt kommunevalg.
Styrelsen konstituerer sig selv årligt og fastlægger i øvrigt selv sin forretningsorden. Der føres protokol over møderne. Arkivlederen fungerer som styrelsens sekretær. Formanden og kassereren tegner Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Arkiv.
I øvrigt kan styrelsen nedsætte arbejdsgrupper.
6. Styrelsen ansætter og afskediger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere.
Styrelsen ansætter/afskediger det øvrige personale i samråd med arkivlederen.
7. Styrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registrerede, og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.
Arbejdsplan.
8. Styrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af en arbejdsplan og et budget og overholdelsen heraf.
Økonomi.
9. Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Arkiv etableres og drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private. Arkivets regnskab revideres af Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Forening.
10. Pengemidler, som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprettet konto i pengeinstitut.
Beretning.
11. Arkivets årsberetning og det reviderede regnskab fremlægges på Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Forenings ordinære generalforsamling.
Endvidere sendes årsberetningen og det reviderede regnskab til tilskudsgiverne.
Opløsning.
12. Skulle Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Arkiv af en eller anden grund ophøre, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med kommunalbestyrelsen og LANA, så deres forbliven i offentlig eje er garanteret.
Eventuel formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter styrelsens beslutning.
Ikrafttræden.
13. Vedtægterne træder i kraft efter vedtagelse. Medlemskab af SLA kan først opnås, når disse
vedtægter og vedtægtsændringer er godkendt af LANA og SLA, idet en sådan godkendelse er en forudsætning for medlemskabet af disse sammenslutninger.
Vedtaget på generalforsamlingen i Gug kirkes sognesal den 14. februar 2006
Navn og hjemsted.
1. Foreningens navn er GUG - SØNDER TRANDERS LOKALHISTORISKE FORENING, og dens
hjemsted er indtil videre Gug Skole, Solhøjsvej 2, 9210 Aalborg SØ.
Formål.
2. Foreningens formål er at udbrede kendskabet til og forståelsen for
kulturhistorien og de kulturhistoriske værdier i Sønder Tranders sogn.
Foreningen virker som støttekreds for Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske
Arkiv og udpeger medlemmer til dettes styrelse, samt arbejder for at skaffe
økonomisk grundlag for Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Arkiv. Foreningen
kan virke for udbygningen af samarbejde mellem kulturelt interesserede
enkeltpersoner, foreninger og institutioner med en samordning af kulturelle
aktiviteter for øje.
Medlemmer.
3. Som medlemmer kan optages alle interesserede. Foreninger, institutioner og
virksomheder kan optages med rettigheder svarende til ét medlemskab.
Generalforsamling.
4. Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær
generalforsamling afholdes i januar kvartal. Der indkaldes til generalforsamling
med to ugers varsel ved direkte henvendelse til medlemmerne.
5. Den ordinære generalforsamlings dagsorden skal mindst indeholde følgende
punkter.
1. Valg af dirigent.
2. Beretning, arbejdsplan og arkivets virksomhed.
3. Regnskab.
4. Budget og fastsættelse af kontingent.
5. Valg.
6. Indkomne forslag.
7. Eventuelt.
Forslag til pkt. 6 skal være bestyrelsen i hænde senest en uge før
generalforsamlingen.
Ekstraordinær generalforsamling.
6. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når bestyrelsens flertal
ønsker det, eller en tredjedel af medlemmerne fremsætter skriftlig begæring
herom. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes inden en måned efter
begæring herom er fremsat og indkaldes som ordinær generalforsamling, dog med to
ugers varsel og med motiveret dagsorden.
7. Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Der kan
ikke stemmes ved fuldmagt.
8. Foreningens opgaver varetages af en bestyrelse på 5 medlemmer. En rimelig
fordeling mellem Sønder Tranders og Gug tilstræbes. Desuden vælges 2
suppleanter. Der vælges 2 revisorer. Valgene gælder for to år. Første år afgår 3
medlemmer af bestyrelsen, 1 suppleant og 1 revisor efter lodtrækning.
9. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen
fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres protokol over møderne.
Bestyrelsen udpeger 3 medlemmer til Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Arkivs
styrelse. Mindst 1 skal være medlem af bestyrelsen.
10. Foreningens medlemmer betaler et årligt kontingent, der fastsættes af
generalforsamlingen. Endvidere kan der modtages og tilvejebringes bidrag fra
anden side.
11. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
12. Eventuelt overskud fra foreningens regnskab, som ikke skal bruges til
foreningens aktiviteter/formål, overføres til Gug - Sønder Tranders
Lokalhistoriske Arkiv.
Vedtægtsændringer og opløsning
13. Ændringer i vedtægterne samt opløsning af foreningen kan ske med simpelt
stemmeflertal ved to på hinanden med mindst to ugers mellemrum følgende
generalforsamlinger, hvor forslaget har været på dagsordenen. Ved opløsning
overføres eventuel formue til Gug - Sønder Tranders Lokalhistoriske Arkiv
og/eller andet lokalhistorisk arbejde efter den ekstraordinære
generalforsamlings afgørelse.
Vedtaget på generalforsamlingen i Gug kirkes sognesal den 14. februar 2006